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El blog de Inés Sáinz

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Muerte por eventos (Parte II: Organizar)

La semana pasada os contaba mi visión sobre la asistencia a los miles de eventos que se acumulan en estos meses primaverales. Y prometí que trataría en otro post la otra cara de la moneda: cómo organizar un evento y no morir en el intento. Ahí es ‘ná’… De verdad que esto de los eventos no es ni mucho menos lo que la gente se cree.

Es una de las mayores engañifas del mundo de la comunicación. Tiene su punto divertido, no nos engañemos, pero pesa más lo estresante y frustrante que puede llegar a ser. Por todos mis compañeros y por mi primera, me atrevo a plantear las dispares interpretaciones que hacen personas distintas, según su relación con el evento:

  • El personal que organiza, ya sea marca, agencia o proveedor: Es un trabajo estresante durante el que ni bebes ni vas al baño ni respiras si no te pones una alarma en el móvil para recordártelo. ¡¡Que acabe ya!!
  • El cliente: Es un ‘extra’ económico cuyo retorno nunca es suficiente, se podría haber conseguido algo mejor, por menos dinero y con más repercusión.
  • El jefe: Es una nueva oportunidad para brillar como excelente PR, pero la próxima vez chica organízate mejor y pedimos al cliente más por menos.
  • Los asistentes: Qué bonito todo, qué fiestón, ¿por dónde salen las bandejas del catering? Venga vamos a comentarlo en RRSS. Oye, ¿y qué regalan hoy?
  • Tus amigas y entorno no del sector: Qué guay vestirse mona e ir a esos sitios a ver gente famosa, qué trabajo tan chulo tienes, ¿no? ¿Por qué te quejas tanto?
  • Tu madre: Ay, por Dios, siempre de fiesta, a saber lo que haces por ahí, fiester@.
  • Los ex maridosLo de estar de fiesta en fiesta igual me sirve para una demanda judicial y pagar menos pensión, total ellos no saben si es trabajo o frivolidad, y hasta ha colado en juicios que yo concilio mientras ella trabaja…
  • La prensa: Qué pereza, uno más y en pleno cierre, con la redacción en cuadro… y aún encima todos los días llamando para confirmar si voy o no voy ¡no lo sé, cielo! Improvisaré sobre la marcha, que estoy trabajando, graaciaaaaas…

De evento en evento y tiro porque me toca

De todos los ‘intervinientes’ solo un par de categorías ve los eventos como una happy party’. Para el resto es un martirio y una frustración permanente. Son muchas cosas a tener en cuenta, sabiendo de antemano que por muy bien que hagas tu trabajo siempre puede fallar algo, ya que la mayoría de las cosas no dependen de ti.

Como organizador o coordinador del evento tienes que estar barajando horarios e imprevistos del catering, del fotógrafo, del DJ, del calígrafo y el reparto de las invitaciones; de la empresa de montaje si por obra de los dioses cuentas con una, de la seguridad, del florista; de las azafatas si también tienes el lujo de contar con ellas, que si no te toca a ti hacer su función… Si hay asistencia de VIPs y ‘socialités’ súmale la organización de los looks que van a llevar, el traslado de ida y vuelta al local del evento, la convocatoria de prensa gráfica y la gestión del ‘photocall’.

Durante todo ese montaje tú vas corriendo como loca a contrarreloj porque siempre falla algo, o varias cosas, o todo. Por ejemplo, te puede pasar que la madrina del evento sea Genoveva Casanova y acabe de fallecer la Duquesa de Alba. Marrón de los gordos… O que roben varios bolsos de los expuestos y se trate de gente de alta alcurnia a la que descubres mediante fotos en las que han sido pilladas in fraganti en pleno ‘momentazo robo’. O que invites a prensa y VIPs a una función del Circo del Sol en mitad de la Casa de Campo y caiga un inesperado diluvio universal, convirtiendo aquello en una carpa roja casi flotante en medio de un barrizal.

Junto a Ferran Adriá

Junto a Ferrán Adriá en un evento gastronómico

 

Y si no fallan las cosas ya se encargará el jefe o el cliente de sacar la falta o de crear una necesidad tan imperiosa como absurda… Ejemplos muchos: El cliente que te pide colocar el menaje de mesa exactamente a 50 cm. el uno del otro, y tú con tu metro que has sacado de tu bolso de Mary Poppins midiendo la distancia entre tenedor y tenedor.

…Otro que tras semanas de preparativos se descuelga a unas horas del evento con que hay que caligrafiar 40 tarjetones de cada punto cardinal que indique a los asistentes la zona donde debe sentarse, y con las prisas e histerias de última hora vas y te dejas el Norte en casa, nunca mejor dicho. Otro que se queja porque el atrapasueños de la puerta no se mueve y hay que buscar un ventilador 5 minutos antes de abrir las puertas porque, “no mi amo, de eso no llevo en mi bolso de Mary Poppins”, yo soy más de época de vientos y chimenea…

Cómo no, también tenemos los desencuentros desafortunados, momentos en que realmente te planteas ¿qué hago yo aquí? Como cuando el cliente ‘plasta’ se te abalanza por enésima vez preguntándote qué perfume llevas para regalarlo a madres, abuelas y primas, todo un clásico.

O cuando promocionas una marca de jamones en los Goya y el elenco de actores y actrices de este país, a los que sacas dos cabezas, te toman por azafata y te piden que les sirvas más platitos de jamón, maja. Ahí me llegó al alma el gesto caballeroso de D. Eduardo Noriega, que viendo mi sufrimiento por los 10 cm. de tacón me cedió amablemente su asiento 😍😍😍.

 

Conclusión: Si te gusta esto de los eventos prepárate para ser azafata, mensajera, camarera, chófer, paño de lágrimas e incluso auxiliar de enfermería, que a más de uno se le va la mano con el champagne… Cualquier cosa menos brillar como una estrella y disfrutar de un fiestorro. Para eso tendremos que conformarnos con nuestra boda, el único evento en el que no se debe acudir a la novia con ningún problema ¡qué se ocupen otros! Pero esa es otra historia.

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